みなさん、こんにちはケンケンです。
今回は、Windows10のショートカットを使った業務改善を試みてみようと思います。
なぜ、このタイミングかといいますと、実は僕はつい最近まで、Windowsは「７」を使っていました。
2020年1月14日でWindows７のサポート終了に合わせて、「１０」にアップグレードしました。
そこで、Windows１０にアップグレードしたのをきっかけにショートカットを勉強し、
使えるなと思ったものを業務改善に活かすべく記事にしてみました。
それでは行ってみましょう。
Windowsショートカットを使って業務改善を試みる
ショートカットと言えどその数は無数ですべてを覚えるのは容易ではありません。
しかし、すべてを覚える必要はないですね。
自分で使えると判断したもののみマスターすれば良いわけです。
つまり、実務で使えるもののみを抽出することが重要です。
そこで今回は、複数のタスクを同時に行うときに便利な「仮想デスクトップ」を作成する
ショートカットとその実用例をご紹介していこうと思います。
タスクごとに切り替える「仮想デスクトップ」がおすすめ
事務系の仕事ってどうしても複数のタスクを同時進行しなくてはならない時ってありますよね。
マルチタスクは基本的に効率を落とすのでやらないほうが良いというのが前提ですが、
どうしても必要なときはできるだけ頭が混乱しないように対応策を練りたいところです。
そこで便利なモードとしてWindows１０から仮想デスクトップ作成が使えるようになりました。
僕は知らなかったのですが、認知度はどの程度なんでしょう。。。
今回はこの仮想デスクトップを掘り下げてみたいと思います。
調べてみると便利なようで、
仮想デスクトップとは「デスクトップを仮想環境の中で複数作成できる機能」のことです。
といっても何のことかよくわからないですよね。
一言でいうと、ショートカット一つで複数のPCが使えるようになる感覚です。
仮想デスクトップのショートカットを学ぼう
それでは実際に仮想デスクトップ環境をショートカットで作ってみましょう。
やり方は簡単です。
［Windows］＋［Ctrl］＋［D］で仮想デスクトップの新規作成
このショートカットを実行すると仮想デスクトップが作られます。
画面の見た目はPC起動時の状態になるので、開いていたアプリが消えてしまったようになりますが、
大丈夫です。
新しいデスクトップ環境が構築されています。
［Windows］＋［Ctrl］＋［→(←)］で仮想デスクトップ間の右(左)方向移動
このショートカットを実行すると仮想デスクトップ間を移動できます。
用途に合わせて移動できます。便利ですね。
また、仮想デスクトップ間の移動だけでなく、今いるデスクトップ上で仮想デスクトップも含めて
開いているアプリを確認できるショートカットも存在します。
それは、［Windows］＋［Tab］です。
これでタスクビューが開き、仮想デスクトップも含めたアプリ起動状況を確認できますし、
当然移動も可能です。
とても便利なので僕はこの方法をよく使っています。
具体的に仮想デスクトップを使う
ここまでは単にショートカットの紹介をしただけなので、特に面白みがありません。
ここからは、僕ならこう使う、もしくは実務で使えそうな方法を提案していきます。
僕は経理畑出身なので、経理の一般的な仕事を例に仮想デスクトップの使い方を
考えたいと思います。
仮想デスクトップの使い方（経理バージョン）
まず、タスクごとに仮想デスクトップを作成します。
想定しているタスクは、
- 月次作業：毎月行う締め作業（BS、PL作成など）
- 日次作業：毎日行う作業（入出金管理など）
- 資料作成：契約書、マニュアル、プレゼン資料、議事録など各種文書作成作業
- リサーチ：調べもの
上記のようになります。
これを仮想デスクトップごとに振り分けて作業しやすいようにアプリを起動させます。
▶仮想デスクトップ①
タスク：月次作業→主に仕訳入力用の空間
起動アプリ：会計ソフト、メールソフト（各事業所や顧客とのやり取り用）
主に会計ソフトを使って仕訳入力をメインタスクにした環境です。
エビデンス資料を元にガンガン入力作業をする場所になります。
▶仮想デスクトップ②
タスク：日次業務→毎日確実に処理する必要があるデータや資料を置いておく（入出金管理など）
起動アプリ：ブラウザ（ネットバンキングなど）、エクセル（入出金管理用）
毎日行う作業をメインタスクにした環境です。
ブラウザを起動させてメットバンキングにアクセスしやすくして、エクセルにデータを落とし込み
入出金管理をすばやく行う場所となります。
同時にキャッシュフロー管理なども合わせてできるとなお良しでしょう。
▶仮想デスクトップ③
タスク：マニュアル・プレゼン資料作成
起動アプリ：パワポ・ワード・メモ帳など
資料作成をメインタスクにした環境です。
経理は管理部門として数字の管理をするだけにとどまらず、様々な資料を作成する場面に出くわします。
資料作成に特化した場所を作っておくと他の業務と切り離して頭をすっきりさせて作業に取り組めるの
ではないでしょうか。
▶仮想デスクトップ④
タスク：ブラウザ→調べもの用（調べものをしていると見せかけたネットサーフィン）
起動アプリ：Chrome
これは一番重要といっていいでしょうw
仕事していると見せかけたネットサーフィンは事務系のスキルとして必須です。
仮想デスクトップを使うとまずバレないでしょう。
というのは冗談で、調べもの用のデスクトップを作っておくと便利かと思います。
細かく調べているうちにブラウザのタブがいっぱいになって仕事に支障がきたしたことが
ある方も多いのではないでしょうか。
調べものをするだけの空間を作っておくのは有効かと思いますよ。
また、上記以外でもスケジューラーやタスク管理アプリをひとつの仮想空間として用意しておくと
便利なのではないかと思っています。
まとめ
いかがですか。
タスクごとに仮想デスクトップを作っておくと混乱することがないですね。
それにやるべきことが明確化するのでモチベーション維持にも役立つのではないでしょうか。
タスクが終了したら削除すればよいので、業務量を視覚的に捉えることも可能です。
また、作業中に、他の仕掛作業が目に入ると気になって集中が削がれてしまう、という
こともなく仕事がはかどりそうです。
ショートカットは覚えるだけでなく、応用することを心掛けると大きな武器になります。
みなさんも是非、自分だけの組み合わせを考えて日々の改善に役立ててください。
みなさんはみなさんで自分にあった環境を構築し、ショートカットで業務改善を進めていって下さい。
やったもの勝ちですよ。
それではまたお会いしましょう。
こんにちは、ケンケンです。 今回は、直接エクセルとはあまり関係はないですが、PC操作の基本としてのショートカットをご紹介します。 みなさんはフォルダ間の移動にショートカットを使っていますか？この問いに対してYESだった方はこの記事は読ま[…]
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