【コラム】仕事のミスが多くて悩んでいる人へ【対処法含む】

  • 2019年12月13日
  • 2019年12月14日
  • コラム

みなさん、こんにちはケンケンです。

 

今回は、仕事でミスが多くて悩んでいる方向けに記事を書いています。

ですので、「自分の仕事は常に完ぺきだ!」と自負されている方は違うページをご覧くださいw

 

ケンケンが15年間事務系の仕事をしてきた記憶や経験を元に書きますので、

個人的な見解が多く含まれますがご容赦ください。

しかし、今まで経験した現場の生の声でもあるので参考になる点も少なからずあると思います。

また、ミスが多くて悩んでいる方だけではなく、同僚や部下のミスが多くて困っている方にも

読んでいただければ幸いです。

それではいってみましょう。

 

ミスの根源に潜む魔物

人間必ずミスはします。

人間誰しも共通する真理といえます。

しかし、ミスする人といつもミスする人ではあきらかに違いがあります。

 

ミスが多い人の特徴を列挙してひとつずつ解説していきたいと思います。

 

▶ミスが多い人の特徴

  1. メモを取らない、読み返せない
  2. 整理が下手、物が多い
  3. 反省しない、対策を練らない
  4. 全体像を確認しないで始める
  5. 仕事の取り掛かりが遅い
  6. 独自のマニュアルを持たない、作れない
  7. 逆に完ぺき主義

 

まだあるかもしれませんが、個人的には以上6つです。

それでは解説していきます。

 

メモを取らない、読み返せない

OJTや業務の引継ぎをしている際に

「この資料はこのフォルダに格納されていて、ここを入力して、部長の決済をとって総務へ回覧してください。」

「あぁそうなんですね。わかりました。」

通常のやりとりのように見えますが、聞いているほうが全くメモをとっていないとしたら問題です。

この1点のみであれば覚えられるかもしれませんが、やり取りが30分とか1時間続いたら話は別です。

 

きちんとメモをとっておかないと後で

「あれ?資料があるフォルダがわからないぞ」

「部長の決済をとるタイミングはいつだっけ?」

なんてことになります。

簡単にメモをとっておけば済んだ話なのに、メモをとらなかったばかりにこうなります。

 

また、メモはとっているけど後で見返すと何が書いてあるか本人でも分からなくなってしまうという恐ろしい現象も経験しています。

「ケンケンさん、僕のこのメモ何が書いてあるかわかります??」

「知るか!!」

 

あたりまえのことを書いていますが、このあたりまえができない人が実に多いと感じています。

特に、中途半端に「仕事が出来る!」と勘違いしている人に見受けられるのが特徴です。

記憶力に自信があるのでしょうが、人間の記憶ほどあてにできないものはありません。

仕事が出来る人ほど自分の記憶をあてにしないでしっかりメモをとります。

また、出来る人はわざわざ業務内容を頭に入れようとしません。

メモをコンパクトにわかりやすく書くことができれば、その瞬間マニュアルが完成したも同然なので、覚える必要がないのです。

 

僕だったら、スマホかPC使用の許可を得て、その場でコンパクトにまとめた資料を作りながら業務を教わります。

その後、少し手直しをして図などを入れて共有のフォルダへ格納するかメールなどで共有します。

業務引継ぎをしつつ、マニュアルも完成する一挙両得な方法です。

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整理が下手、物が多い

資料があふれていまにも雪崩が起こりそうなデスクで仕事をしていませんか?

PCのデスクトップがファイルやフォルダだらけで、壁紙の全体像が見えなくなっていませんか?

これに当てはまったら要注意です。

 

そもそも、PCやデスク周りが資料でごったがえしていたら出来るものもできないですね。

当然ミスや紛失も起こりやすくなります。

たいていの人は自覚があるんです。

しかし、ほとんどの人は片付けようとしません。

「今日は忙しいから明日やろう」

なんて思いながら何年もそのままです。

 

残念ながらこういった思考の人は、片付いたあとの仕事効率を念頭に置いていません。

つまり、今日の忙しさは昨日片づけなかったから起こったかもしれないのに、

明日(不確実な未来)に責任を先延ばしにしてしまっているのです。

 

僕だったらこうします。

忙しいくても一日5分掃除する、と決めます。

次に掃除する場所を決めます。デスクの上なのか引き出しなのかデスクトップなのか。。。

最後に捨てるものを決めて捨てます。これを毎日繰り返します。

 

1週間もするとだいぶすっきりした気分で仕事にとりかかり、ミスも減らせるようになるのではないでしょうか。

 

ちなみに、僕はデスクもPC内も必要最低限のものしかありません。

デスクの上にはPCと電話のみで書類や本はいっさい置きませんし、文房具は3色ボールペン一本しか出しません。

PCのデスクトップには共有のフォルダにアクセスするアイコンと仕事でよく使うデータへのショートカットしか置きません。

ホッチキスやのり・カッター・はさみ・定規などの文房具は引き出しに入れていません。

理由は、使いたいときは共有スペースにあるものを使えばいいということと、

そもそも文房具をできるだけ使わないようにするためです。

すぐに文房具が使えないと工夫せざるを得ません。デジタルをフルに活用する意識が湧いてくるのでお勧めの方法です。

 

まれに、デスクやPCが煩雑な状態になっているほうが仕事がはかどる変態体質な方もいるようなのでご自分の性質を判断して行ってくださいw

 

反省しない、対策を練らない

いわゆる陽キャってやつでしょうか。

何度ミスをしても反省しない人いますよね。

ミスを引きずらないという意味ではいいかもしれませんが、仕事をする上ではいただけません。

後悔はしなくてもいいから反省だけはしてもらいたいものです。

こういう人は何度言っても直らない、のが特徴でしょう。

 

僕の経験で一番困ったのが、

プリントアウトした資料を絶対確認しないで提出する人でした。

作成した資料にミスがあったり修正が生じたときに、

「3ページ目のここを修正してください。」

とお願いしたとします。

そして、再提出された書類をみても修正されていなかったり、3ページ目だけ抜けていたり

というようなことが多々起こるのです。

当然ですが、これはプリントアウトした資料を見返せばだれでも防げるミスです。

しかし、この人は何度同じミスをしてもいっさい反省することなく、何度も同じミスをしました。

しまいには、会社の偉いさんに1時間以上叱られるというところまでいきました。

たかが資料1枚の修正でも積み重なればおおきな信用失墜につながるので注意しましょう。

 

他人事ではなく僕も昔はこの手のミスは多かったです。

そこで、資料をまとめたり差し替えたりする作業は自分のデスクでやらないという対策をとりました。

時間を決めて共有スペースや空いている会議室などを借り、おもいっきり資料を広げて作業することでミスがほとんどなくなりました。

 

全体像を確認しないで始める

仕事に限らず全体像を見ないで、目の前しか見えていないとミスや勘違いは起こりやすいものです。

抽象度を上げる、という表現でもいいと思いますが、これからやろうとしている作業は全体からみてどういうものなのか、

そして、この先どのような作業や意思決定につながるのかを意識していないと、とんちんかんなことをしてしまいます。

 

仕事は自分だけで完結することは稀なので、現場や経営サイド、業務フローなどをしっかり念頭に入れて行動するようにしましょう。

そこから改善点が見つかったりもしますので重要な視点です。

 

僕は仕事を始める前に簡単なフローチャートを作ります。

仕事の入口はどこで出口がどこなのか、不明点が発生したらどの部署に問い合わせるか、などをサッとメモしてから始めます。

そうすると、全体像を描きながら仕事ができるのでミスや勘違いは起こりにくくなります。

 

仕事の取り掛かりが遅い

はい、ミスが多い人の特徴の代表例と言っていいでしょうね。

とにかくスタートが遅いんです。

 

スタートが遅いからゴールまで猛スピードで走らなくてはならない。

当然、冷静に見返すことができないからミスも多くなる。

ミスだけなら修正すればなんとかなりますが、そもそも走ってる方向が間違っていることがあります。

なんでもそうですが、方向が間違ったら目的地には着きません。

時間の余裕があれば方向転換すれば間に合うかもですが、スタートが遅いとそれが不可能になるかもしれません。

そんな危険を孕んでいるんですが、スタートが遅い人は全体的に仕事が遅い傾向にあります。

 

僕は新しい仕事に取り掛かるときは特にスタートの時期を意識します。

10%でいいのでとにかく動きます。

この10%というのは方向性の確認です。

時には簡単なメモや先ほど紹介したフローチャートを作って関係者に確認をとります。

「この全体像をもとに私は資料を作りますが問題ないですか?」と問いかけるのです。

それで問題なければ仕事を進めます。

こうしておけば万が一スタートが遅くなっても方向性は合っているので大きなミスにつながる可能性は低くなります。

 

 

独自のマニュアルを持たない、作れない

いつも不思議に思うのですが、独自のマニュアルを持たない人が多いですね。

個人的にメモを詳細にとっておけば問題ないかもしれませんが、

もう一段階レベルを上げてマニュアルにしてしまえばミスを減らせますし、

今後周囲が起こすであろうミスも減らすことができるのに。。

 

こういうことを言うと

「なんでわざわざマニュアルを作らなくちゃいけないの?」

「マニュアルを作ることは自分の仕事ではない」

という返しがけっこうあります。

たしかに面倒くさいし、マニュアルを作るという作業が増えて大変ですよね。

それは、分かります。分かりますが、一言言わせてもらえれば

面倒くさいことや人がやりたくないことを率先してやれる人こそできる人、だと思います。

このマインドで仕事をしている人は必然的にミスが少ないし、圧倒的なスピード感覚を持っているので仕事が速いはずです。

 

僕はというと、とにかく何でもマニュアル化してしまいます。

時には手書きのメモをキャプチャして共有フォルダに入れるだけの場合もあります。

マニュアルといっても大それたものでなくていいんです。

Windowsだったらメモ帳に業務の順番だけでもいいからバーっと書いておくだけで立派なマニュアルです。

それを共有するメンバーに公開して適宜更新してもらったら自然と完成します。

簡単なものでもいいのでマニュアル作りを習慣化するとミスは大幅に減らせるでしょう。

 

逆に完ぺき主義

微に入り細に入り、とにかく細かいところまでできていないと先に進めない人、いますよね。

いわゆる完ぺき主義の人です。

細かいところまでチェックするのでミスは少ないのですが、

期限に遅れたり周囲のペースまで乱してしまうところまでいくと厄介です。

チームで仕事をしている際にボトルネックになりかねません。

仕事はきちんとこなせるので期日やスピードを意識するといいと思います。

 

僕はもともと完ぺき主義ではないのですが、ものによっては慎重になりすぎてなかなか先に進めないときもあります。

そういったときによく試すのが、仕事の内容は完ぺきを目指すが期日は80%で仕上げるようにしています。

完ぺき主義っぽくなると期日ギリギリまで細かい点が気になって焦ることが多くなるので、

本来の期日より早めに終わらせて他者にチェックしてもらいます。

自分の期日を設けると言い換えてもいいです。自分の期日までは完ぺき主義でやる。

そうしておけば、本来の期日は確実に守れるし気持ちも楽に仕事ができます。

 

極力ミスを減らす方法

これまでミスを起こしやすい人の特徴と僕の見解を書いてきました。

解決策はいろいろあると思いますが、ここからは特に事務系のテクニックとして覚えておくといいと思う項目を紹介します。

自動化

まずは自動化です。

一番わかりやすいのがプログラミングを使った自動化ですね。

一度コードを書いておけばコンピューターが勝手に仕事をしてくれてミスはしません。

当然時間の短縮にもなりこの上ない武器になります。

ミスやうっかりが多い人はプログラミングを学ぶことで論理的な思考が養われて一石二鳥かと思います。

当サイトでは、Excel(VBA)を使った自動化などもご紹介していますので、興味がありましたらご覧ください。

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入力フォームの活用

事務系の仕事をしていて一番厄介なのが、データがバラバラの状態です。

Excelを使っている場合、あるデータは半角だったり、あるデータは全角だったりすると正確性が失われてしまうのです。

また、横に長いシートに入力するときはミスが往々にして起こります。

そして、そういうデータはたくさんあり、そのデータを元に仕事をしている人が多いのです。

そこで活用したいのが入力フォームです。

入力フォームを自前で作成できると、ミスを減らせますし、データの規則を統一することが可能です。

もし、入力フォームの作り方を知りたいなという方は以下の記事をご覧ください。

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まとめ:動いたもの勝ち

いかがでしたか。

今回は、ミスについて書きましたが、結論として「動いた者勝ち」と思っています。

  • 新しい業務をする時は、10%でいいのですぐ動く
  • 便利なツール(マニュアル・デジタルツールなど)をすぐ作るまたは活用する
  • 作ったものはすぐ共有する

これができたら、うっかりミスや言った言わないなどのトラブルも防げるし、

何より業務効率がすこぶる上がると思うんですが、いかがでしょうか。

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