【ショートカット練習道場】置換をパターン別でマスター【2回目】

みなさん、こんにちはケンケンです。

 

今回は、ショートカット練習道場第2回としまして、置換の練習をしたいと思います。

置換とは、文字列を別のものに置き換える機能のことを言います。

「佐藤さん」の「佐藤」の部分を「田中」に変換し「田中さん」にしたり、

「佐藤さん」の「さん」の部分を消去して「佐藤」にすることも置換と言います。

 

これらの置換を実務でよく出るパターン別にショートカットを使って処理する方法をお伝えします。

さらに、僕個人がそのショートカットを使ってどの程度の時間で処理できるかも合わせて発表しますので、

ショートカットを練習する際の指標にしていただければと思います。

それでは、早速練習していきましょう。

ショートカット練習道場1回目

みなさん、こんにちはケンケンです。   今回は、ショートカットを練習するための記事となっています。 よくショートカットは重要です、という意見を聞きますし僕もよく言っています。 [sitecard subti[…]

 

実務でこんな場面に出くわしたら・・・・

みなさんはこんな経験ありませんか?

  1. データが虫食い状態になっていて空欄が目立つので適当な文字列を入れて空欄を埋めたい
  2. データの内容が重複している部分がありくどくなっているのでスッキリさせたい
  3. 単純にデータ内の文字列Aを文字列Bに変換したい

仕事をしているとけっこう日常的にあると思います。

②についてはピンとこないかもしれませんが、読み進めていくと分かると思います。

 

みなさんは上記のようなときどのように対処しますか?

ひとつひとつ地道に修正する人、置換機能を使う人、VBAで自動化する人、様々でしょうが

今回は、ショートカットですべてを解決したいと思います。

先ほどの①~③までの事例ごとに処理し、その処理にかかった時間も計測します。

用意するもの

まず、エクセルシートをそれぞれの事例ごとに用意します。

以下のようにシートは3枚使います。

左から事例の①~③を処理していきます。

シートが用意できたら、それぞれのシートにデータを作ります。

 

 

 

こんな感じです。

処理内容と使うショートカット

用意したシートに対してそれぞれ置換を使って処理していきます。

処理内容

  1. 空白を埋めるシートの空欄になっているセルを置換を使って「ー」に置き換える
  2. 文字を消すシートのD列の各血液型データがすべて「~型」となっていてくどいので「型」を削除する
  3. 文字変換シートの「株式会社」の部分をすべて「㈱」に置き換える

以上となります。

処理内容をご覧いただくと分かるとおり、置換機能は単純に置き換えるだけではなく、空白を埋めたり、

文字を削除することも可能です。

厳密に言えば、複数バイトの文字列を0バイトの文字列に置き換える、またはその逆をしていると

解釈できるのでしょうが、難しいことはおいておきましょう。

 

使うショートカット

  • Ctrl + PageUp(PageDown)・・シート間移動
  • Ctrl + Home・・シートの先頭に戻る
  • Shift + Ctrl + ↓ + →(同時押し)・・連続した範囲の選択
  • Ctrl + H・・・置換機能
  • Alt + A・・・すべて置換(ダイアログボックス内)

 

Ctrl + Hで検索と置換のダイアログボックスを表示できるので、そこで置換したい文字列を入力します。

そして、ダイアログボックス内でAlt + Aですべて置換することができます。

その他のショートカットは以前に紹介していますので以下を参考にしてください。

その他のショートカット紹介記事

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それでは、実際に置換処理してみましょう。

 

具体的手順

空白を埋めるシートの処理

①Ctrl + Homeでシートの起点をA1セルに合わせます。

②Shift + Ctrl + ↓ + →(同時押し)で範囲選択します。

③Ctrl + Hで「検索と置換」ダイアログを表示させます。

④検索する文字列は空欄のまま、置換後の文字列に「ー」を入力します。

⑤Alt+Aですべて置換処理を実行することができます。

すると、メッセージボックスが表示されてシートは以下のような結果になります。

最後にCtrl + PageDownで右隣の「文字を消す」シートに移動しましょう。

 

文字を消すシートの処理

①D2セルを起点にShift + Ctrl + ↓ (同時押し)をします。

D1セルを含めない理由は、含めてしまうと「血液型」の「型」まで削除されてしまうからです。

 

②Ctrl+Hでダイアログ表示させて

③検索する文字列に「型」と入力し、置換後の文字列を空白にします。

④Alt+Aですべて置換処理をします。

結果は、以下のように、すべて型が消去されているはずです。

結果を確認したらCtrl + PageDownで右隣の「文字変換」シートへ移動しましょう。

 

文字変換シートの処理

①Ctrl + Homeでシートの起点をA1セルに合わせます。

②Shift + Ctrl + ↓ (同時押し)で範囲選択します。

 

③Ctrl+Hでダイアログ表示させて

④検索する文字列に「株式会社」と入力し、置換後の文字列を「㈱」にします。

⑤Alt+Aですべて置換処理をします。

以下のように変換されていれば成功です。

処理時間の測定!

大事なのはここからです。

上記の一連の処理にかかった時間を計測します。

     ・

     ・

     ・

結果は、35秒でした。

ちなみに、マウスでの処理は43秒で差は8秒となりました。

 

相変わらずサンプル数が少ないので速いのか遅いのか分かりませんが、マウスで操作するよりは

速いということは分かりました。

マウスで操作すると置換をメニューバーから拾う処理が面倒だったので、

仮にマウスとショートカットの処理時間が同じだったとしてもショートカットを使いたいです。

 

また余談ですが、VBAを使っている方は、コードを修正する際に置換は非常に役に立つツールなのでこれを機会に

試してみると良いと思います。

VBAの置換画面は以下のようになっています。参考までに。

置換のVBAバージョンも機会があればご紹介していきたいと思います。

 

まとめ

いかがでしたか。

今回は、置換のショートカットをご紹介しましたが、もう一つお伝えしたかったことがあります。

それは、使えるショートカットは重複するということです。

前回もシート間の移動(Ctrl + PageUp)やセルの範囲選択(Shift + Ctrl + ↓ + →)などは使いましたね。

こういった重複した知識を体に染み込ませていくと自然と覚えていきます。

他のショートカットを覚える時も、以前使ったものと併用できないか考えると相乗効果で

理解力も上がるでしょう。

 

それではまた次回お会いしましょう。

 

ショートカット練習道場記事一覧

【ショートカット練習道場】シート間のコピペはこれでOK【1回目】

【ショートカット練習道場】置換をパターン別でマスター【2回目】

 

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