【販売管理システム作成】見積書を自動作成する方法①【シートをコピーしてデータ転記】

みなさん、こんにちはケンケンです。

前回から販売管理システムの完成を目指しています。

今回からは、VBAを使って見積書を自動作成する方法をご紹介します。

以前に請求書を自動作成する方法をご紹介していますので、そちらも合わせて確認していただけると幸いです。

それでは、よろしくお願いします。

見積書をコピーしてデータを流し込む

見積書をコピーする

まずは、前回ダウンロードした見積書のテンプレートを別シートにコピーします。

コピーした見積書にデータを流していくので先にコピーしていきましょう。

標準モジュールに以下のようにコードを書いていきましょう。

Sheetオブジェクトに対してCopyメソッドを使います。

after以降でシートのコピー先を指定します。

after:=Sheets(Sheets.Count)はファイル内にあるシートの枚数を数えてその後ろを指定しています。

つまり、ファイルの最後尾を表現しています。

実行して以下のようにコピーが作成されることを確認しましょう。

コピーした見積書にデータを転記する

コピー出来たらデータを転記していきましょう。

以下のコードを追加してください。

解説していきます。

①～⑤会社情報シートの各データをコピーされた見積書に流し込んでいます。

会社情報はあなたの会社データのことです。

コードを画像でイメージすると以下のようになります。

特に問題ないかと思いますが、あくまでデータを流し込む先は、コピーされた見積書です。今回はActivesheet＝コピーされた見積書として表現しています。

⑤はTELとFAXの文字列を合算しています。

⑥～⑨見積データ一覧シートの見積もりデータを転記しています。

イメージは以下の通りです。

ここで２つ工夫をしています。

ダウンロードした見積書をよく見たところ、品名の欄はB列とC列が結合されていました。

流し込むデータは元データから品名から金額まで範囲指定で一気に転記したいので、このままではうまく転記できません。

そこで、転記元の見積データ一覧シートに空白列を設けました。これが一つ目の工夫です。

２つ目は見積書に転記する消費税を明記するためのデータが欲しかったので、見積データ一覧のL列に消費税率を表記できるようにしました。

関数は以下のように入力します。数式の意味が分からない方は前回の復習をしておきましょう。

=IF(B2>43738,”0.1″,”0.08″)

ここまでできたらコードを実行します。

データが過不足なく転記できて、消費税や合計金額の計算まで問題なければ成功です。

図を張り付けてみよう

しかし、まだ完成ではありません。

左上の先方宛名が正しく表記されていません。

テンプレートをダウンロードしてから気づいたのですが、この部分は図が張り付けられていました。

つまり、データをそのまま転記することができなかったのです。

データを転記する方法に変更してしまえばすぐ済む話ですが、ちょうどよい機会なのでVBAを使って図を張り付けてみましょう。

図を張り付けるためには元となるデータ範囲が必要ですね。

その元になるデータを作るために「得意先貼付元」シートを作成し、そこに得意先データを転記します。

そのコードは以下の通りです。

解説していきます。

⑩～⑬得意先一覧シートの「株式会社ABC」のデータを得意先貼付元シートに転記しています。

イメージは以下の通りです。

コードを実行してデータが転記されることを確認してください。

ここまでできたら見積書に図を張り付けてみます。

以下のコードを追加しましょう。

得意先貼付元シートから見積書左上の宛名に得意先データを転記します。

⑭得意先貼付元シートのB1からB4をコピーします。以下の図で確認して下さい。

⑮貼り付け先をRangeオブジェクトで指定します。

今回は、ActiveSheet＝コピーした見積書のB２セルを起点として張り付けてみます。

ActiveSheet.Range(“B2”).Selectで貼り付け先を指定し、

ActiveSheet.Pictures.Paste.Selectで図として貼り付けを実行します。

さて、ここまで出来たらコードを実行します。

見積書左上に得意先情報が図として張り付けられていれば成功です。

まとめ

今回は、シートをコピーしてデータを転記するところまでできました。

しかし、このままでは繰り返し処理ができませんね。

次回は繰り返し処理を使ってすべての見積書を自動で作成する方法をご紹介します。

それではまた次回お会いしましょう。

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