エクセルを駆使して販売管理システムを作ってみる【元データの取り扱い方】

みなさん、こんにちはケンケンです。

 

今回から販売管理システムを作成していきます。

なぜ販売管理システムを作るかというと、いろいろな要素が絡んでくるからです。

具体的には以下の要素が絡みます。

  • 仕入れ管理
  • 販売管理
  • 在庫管理
  • 代金支払・入金管理
  • 仕訳生成

これだけの要素が絡むと当然難易度が上がってきます。

しかし、手順をしっかり意識して一歩ずつ確実に進めば複雑なものを作ることは十分可能です。

そこで今回から、要素が絡んだときにできるだけ楽にミスを少なく処理できる方法を販売管理システムの作成を通して学んでいただければと思います。

エクセルの関数や条件付き書式を基本としつつ、VBAでプログラミングしたり入力フォームで利便性を追求しひとつのシステムとして完成させる予定です。

 

作成手順を考える

作業工程がかかりそうなので先に作成手順を示しておきます。

まずは、新しいシステムを作るときにまず大事なのは、どのような機能を実装するかを考えることです。

 

今回は以下の機能を実装する予定です。

 

場合によっては実装する機能に変更が生じるかもしれませんが、そこは悪しからずということでお願いします。

変更があった場合は常にお知らせしつつ作業を進めていきますので、ご安心ください。

それでは、ひとつめからやっていきましょう。

 

見積書のテンプレートをダウンロードしよう

それでは、売上管理から作っていきましょう。

売上管理に必要な要素は何でしょうか。

  1. 商品受注の見積もり
  2. 出荷の際の在庫管理
  3. 得意先に正しく請求する
  4. 入金管理

 

細かく定義すればもっとあるでしょうが、ざっとこんな感じでしょうか。

これらの要素をエクセルで処理していきます。

 

まずは、商品受注の際に必要になる見積書を作りましょう。

作るといってもネットからテンプレートをダウンロードした書式を使います。

今回は以下の書式を使わせてもらいます。

https://template.the-board.jp/estimate_templates/article/estimate_template_021

 

一般的な商品売買業者をイメージしていますので上記の様式で問題ないかと思います。

 

見積書発行システムを作ってみよう

以前作った請求書発行システムとほとんど同じなので復習してチャレンジしてみてください、と言いたいところですが、再度みなさんと一緒に作ります。

同じものでも何度も繰り返し練習することで応用も効くようになりますからね。

なによりも基本が大事です。

 

基本からじっくり仕上げていきましょう。

 

元データを作ることの意味

今まで事務系の仕事をしてきて実感しているのが、資料を作るときに元となるデータを軽視する傾向があるなぁということです。

出来上がった資料を見たときに、どのデータを根拠にしたか分からなくなっていることがあります。

そんなまさか、と思うかもしれませんが、けっこうやりがちです。

どうして根拠となるデータが分からなくなるかというと

  1. 作成資料にデータをベタ打ちする(今回だと見積書のテンプレートにベタ打ち)
  2. 資料作成日時とデータ更新日時の管理があいまいで最新情報を管理できていない

などの理由があります。

特に先方に提出する資料を間違えてしまうと信用問題になってしまいますので、ここら辺の管理はしっかりしたいものです。

 

データは常にデータベースのように整理し、作成日時をしっかり認識できるように管理することが望ましいでしょう。

それでは、この要件を満たすべくエクセルを使って管理できるように工夫してみます。

 

各データのもとになる一覧を作ろう

分かりやすい資料を作るために大事なことは、作る資料ともととなるデータを切り分けることです。

これをごっちゃにするとわかりづらく管理が難しくなります。

 

ですので、まず資料作成のもとになるデータを一覧として先に作ってしまいましょう。

作る一覧は以下の通りです。

  • 会社情報(相手先ではなく請求する側の会社です)
  • 得意先一覧
  • 商品一覧
  • 見積データ一覧

解説します。

 

会社情報シート

会社情報は請求元の会社です。あなたの会社と思っていただいて良いです。

この情報は必要ないと思われた方もいるかと思いますが、切り分けておくと便利です。

 

例えば、本社移転をして所在地が変更になった場合、会社のあらゆる資料の修正が必要になり大きな手間になります。

そこで、会社情報を切り分けておいて、そのデータをもとに資料を作成するようなシステムを作っておけば、変更があっても元データさえ修正すれば変更後に作成した資料は変更後のデータが反映されます。

書式ごとに修正する手間も間違いも防げるのでこのやり方はおすすめです。

 

ちなみに今回は、以下のようにまとめました。もちろんもっとたくさんの情報を載せておいて他の資料を作るときに応用させることもできます。

得意先一覧シート

得意先一覧には取引先の住所や電話番号などの情報を載せます。

当然この情報も見積書や請求書などの資料に直接ベタ打ちしては駄目ですね。

僕は上図のように作成しました。所在地が1と2に分かれていることに特に大きな理由はありません。

ビル名などを分けると転記するときに便利かなと思い分けました。

 

商品一覧シート

商品一覧もまとめておきましょう。

商品管理をする上で、基本かつ重要なものです。

上図のように作成しました。

 

ちなみにA列商品Noは3桁の数字で表現しています。通常の数値で入力すると0が省略されてしまうので以下のように書式を修正しました。

見積データ一覧シート

見積データ一覧を作ります。見積書を作成するもととなるデータになります。

見積書に記載するべき事項をまとめています。

各欄について少し工夫しました。

 

A列は先ほどの商品一覧のように数字を工夫し5桁表示にしています。

 

C列は以下のように入力規則のリストを使って選択できるようにしています。

 

D列も同様にリストを使っています。

 

F列はVLOOKUP関数を使って、D列の商品名を検索値として商品一覧から合致する商品名の単価をピックアップしています。

 

G列の金額はE列×F列で商品ごとの合計額を計算しています。

 

H列では消費税の計算をしていますが、ここでひとつ工夫をしています。

そろそろ消費税率がアップしますね。2019/10/1から施行される予定なので、その日の前後で税率が変わるように仕掛けを作ります。

IF関数を使って条件分岐させます。

条件式を見てください。「B2>43738」となっていますね。

これは何を意味しているのでしょうか。

そうです。43738はシリアル値を表しています。

コンピューターは日付を数値で表し、43738は2019/9/30とイコールです。

つまり、数式はB2の値が2019/9/30以前であったら8%、2019/10/1以降であったら10%をG2の値に乗じてね、という意味です。

他にも条件分岐の方法はあるのでいろいろ試してみましょう。

 

まとめ

今回から販売管理システムの作成にとりかかりました。

この手のシステムは巷にたくさんソフトがあり、それを使っている方も多いと思います。

当然、それを使って業務効率をアップできていれば何の問題もないですし、エクセルで管理しなくてもよいと思います。

しかし、データのまとめ方やシステムの作り方を知っていれば、ほかの資料を作るときに必ず役立ちます。

応用は無限なのでひとつの方法として学んでいただければと思います。

 

次回は見積書を実際に作っていきますのでお楽しみに。

それではまた次回お会いしましょう。

 

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