[請求書作成中級編①]重要関数VLOOKUPの使い方を攻略しよう[関数の基礎]

みなさん、こんにちはケンケンです。

今回は、請求書作成の中級編と題しまして、関数を使うための前提知識と重要関数VLOOKUPを主にご紹介します。

質問ですが、

  • 日頃からストレスなく関数を使えてますか?
  • 相対参照と絶対参照の違いを説明できますか?
  • 引数を理解していますか?

上記の質問に少しでもすこしでも詰まってしまった方は、是非この記事を最後までお読みください

僕の経験上、関数を使いこなしてるな、と実感する人をあまり見たことがありません。

過去のデータを使い回したりピンポイントでは使えるけど、全体の構成を意識して関数を選定できない人が多いな、と感じています。

関数はそれ自体も強力な力をもっていますが、全体の構成を意識すればさらに大きな味方になってくれます。

関数をただの知識で終わらせないために工夫して勉強していきましょう。

この記事を読むと

  • 相対参照と絶対参照が分かります
  • 引数について理解できます
  • VLOOKUP関数の使い方が分かります
  • リストやマスタの有効性を実感できます

僕は、経理と会計事務所で働いた経験があり、関数も頻繁に使ってきましたので多少の信頼性は担保できるかと思います。

 

 初級編の復習

初級編の記事をご覧になっていない方は、以下をご覧ください。

[請求書作成初級編①]

[請求書作成初級編②]

[請求書作成初級編③]

初級編では資料の作り方の基本を勉強してきました。

具体的にやったことは

  • ダウンロードした資料の書式を整える
  • 使えるショートカット
  • 商品リストと得意先リストの作成
  • 関数の使い方の基礎
  • 入力規則やフィルターの使い方
  • PDFや資料整理の仕方

などを主に学んできました。

■結論:初級編の理解が重要

今まで何度も申し上げてきましたが、初級編の考え方がすべての土台となっているので初級編の理解を深めてから中級編へ進んでください。

勉強は順番が重要です。

相対参照と絶対参照[関数攻略の基礎]

みなさん、セルの参照はご存知ですか。

関数を攻略するうえで重要な考え方ですのでこれを機にセル参照について学んでいきましょう。

簡単に言うと、数式でセル番地を指定することです。

例えば「A1」セルに「=C1」と入力します。「C1」セルに「100」と入力されていれば、「A1」セルに「100」と表示されますよね。

この場合に、「A1」セルが「C1」セルを参照した、ということになります。

 

そして、セル参照には「相対参照」と「絶対参照」に分けられます。

 

■相対参照とは

それでは、相対参照とはどういうことをいうのでしょうか。

言葉で説明すると、参照先セルと参照元セルの位置関係が相対的になる状態のことをいいます。なんのことかわかりませんよね。

以下に図で説明します。

 

 

 

 

 

 

 

上記のように値が動くことを相対参照と言います。

 

■絶対参照とは

参照元セルが常に固定される(絶対化)される参照方法です。

 

具体的に見ていきましょう。

 

分かりましたか。

「B1」セルを参照した際に「$」マークを挿入するとそのセルを固定することができます。ちなみにファンクションキーの「F4」で$マークを入力できますので参考までに。

セル参照の考え方は、VLOOKUP関数だけでなく、ほかの関数を使うときはもちろん、それ以外のシーンでも使えるので覚えておいてください。

 

■練習:消費税の計算

それでは絶対参照を使って少し練習していきましょう。

上記のように、固定したい数字、今回は消費税率を特定のセル(B1)に配置しておいて、そのセルを絶対参照($B$1)することによって消費税率が固定されて計算できます。

参考にしてください。

 

VLOOKUP関数を理解しよう

■引数って何?

VLOOKUP関数を勉強する前にひとつ質問です。

引数とは何ですか

 

引数は、ひとことで言うと関数に渡す値のことです。

関数は、ある値をもらってそれを関数自身が解釈して計算し、ユーザに結果を返してくれます。「ある値」にあてまはる部分が引数といっていいかと思います。

 

具体的にSUM関数で考えていきましょう

ちなみに、個人的には関数ごとに使命があると考えていて、それを言葉に変換すると関数に対する理解が進むので、この考え方はおすすめです。

SUM関数の使命は、与えられた範囲の数字を集計して合計を僕らに教えることです。

=SUM(A1:A3)

この数式の使命を言葉にしてみましょう。

A1セルからA3セルに入力されている数字(100、200、300)を集計して合計(600)という数字を数式を入れたC1セルに返す。

という感じになりますね。

SUM関数だと引数は一つなので理解するのは難しくないですね。

ちなみに関数を入力すると、上記のように入力補助が出るので、引数に何が必要なのかの参考にしてください。ちなみに[…]で囲われた部分は任意なので入力なしでもOKです。。

逆に括弧なしの「数値1」は必須なので、入力漏れはエラーになります。

 

もうひとつ、TODAY関数を見てみましょう。

入力補助を見るとかっこ内が空欄になっています。つまり、引数はないということです。

言葉で使命を表現すると、引数がない、つまり渡す値がないので

この世に産まれた瞬間に「今日」という値を返す

ですね。

生まれた瞬間に使命を果たせるなんてイージーな人生でうらやましいですね。

 

■VLOOKUP関数を使ってみよう

それでは、今回の本丸VLOOKUP関数を見ていきます

ちなにみ読み方は「ヴイルックアップ」です。

上記のとおり、任意分も含めて引数が4つあります。

つまり、

4つの条件をクリアしないと使命を果たせない

ということですね。

HUNTER×HUNTERに登場するクロロのスキルハンター発動条件くらい多いですね。

※分からない人は読み飛ばして下さい。

 

この関数を苦手にする方は多いですが、引数が多いところが、みなさんが苦手にする理由かなと思います。ですので、苦手意識をできるだけ持たないように解説させていただきます。

 

まず、関数の使命を言葉で表現してみましょう。

検索したいもののヒントをあげるとリストから探し出して転記する

といったところでしょうか。

やはり、まず言葉だけではわかり辛いので、工程と結果を先に見てしまいましょう。

 

以下のようなリストがあるとします。

 

このリストを基に、IDを打ち込んだら犬種と飼育数を自動で検索し、表示してくれるように、VLOOKUP関数を使って表現してみましょう。

そして、

どうですか、できましたか。

できたら、使命と照らし合わせて、ややこしい引数を紐解いていきましょう

この関数の使命は、

検索したいもののヒントをあげるとリストから探し出して転記する

でしたね。

この使命を以下の要素に分けていきます。

1検索したいものの

2ヒントをあげると

3リストから

4探し出して転記する

これを今回の例にあわせる形で

1検索したいもの→1’ 犬種(リストの2列目)と飼育数(リストの3列目)

2ヒントをあげる→2’ ID(A9)

3リスト→3’ A1からC5(範囲は固定なので絶対参照にする)

4探し出して転記する→4’ B9,C9

のように言い換えます。

さらに、4つあった引数(検索値, 検索範囲, 列番号, [検索方法])に上記をあてはめます。

2’ ID(A9) = 検索値

3’ A1からC5 = 検索範囲

1’ 犬種と飼育数 = 列番号

検索方法=0(完全一致のときに使います。基本0で問題ありません)

そして、結果を表示してほしいセル(数式を入力するセル)が「4’ B9,C9」ですね。

 

このように段階的に使命を変換していくと分かりやすいのではないでしょうか。

 

 

■別シートでも関数は有効

関数は別シートを参照することも有効です。

では、初級編で作った商品リストから請求データシートにデータが飛ぶようにVLOOKUP関数を使ってみましょう。

上記は初級編で作った商品リストです。

請求データとは独立したシートにまとめていましたね。



セル「E2」に数式を入力しましょう。

検索範囲の頭に、参照したいシートの名前を入力します。今回は、品番を検索値としますので、最初の引数は「D2」、列番号は商品リストの品名がほしいので2列目を指定します。

同じく、「G2」セルに数式を入力します。

単価を検索しますので列番号は「3」です。そのほかは品名と同じです。

どうですか、出来たら必要に応じて数式をコピーして使ってください。

以上、別シートの商品リストから検索する方法をご紹介しました。

マスタやリストを別シートで管理すると後々汎用性が高くなりますので、データ取扱いの基本として覚えておいて下さい。

 

まとめ

 

今回は、

  • セル参照(相対参照と絶対参照)
  • 引数について
  • VLOOKUP関数について(考え方と使い方)

を主に紹介してきました。

だんだん複雑になってきましたね。でも大丈夫です。ひとつひとつ確実に、関数だったらその関数の使命を考えて、セル参照や引数あたりの解釈ができていれば、恐れることはありません

では、これからも頑張っていきましょう。

次は「請求書作成中級編②」に続きます。