[勉強法]エクセルの勉強には効果があるのか[ショートカットと関数とVBA(マクロ)を比較]

こんにちは、ケンケンです。

みなさんはエクセルの勉強をしたことってありますか?

勉強といっても

  • 分からないことがあったらネットで検索
  • 書籍を購入して読んでみる
  • セミナー等に参加してみる
  • 詳しい人に聞く

あたりの方法があるかと思いますが、どの方法でもご自分が意識的・能動的に取り組んだことはありますか?

僕個人の感覚としては、「特別意識的に勉強したことないよ」という方が多いのかなと思っています。

仕事で使うから仕方なく使っていて、不明点を周りの人に聞くかネットで検索するっていうのが一般的ではないでしょうか

実は、僕もそんな感じでした

ちなみに、周りの人に聞いたりネットで検索するのも立派な勉強だろ、と言われそうですが、今回はあくまで能動的に取り組んだものを「勉強」と定義しています。

僕の体験談として、普段何気なくエクセルを使っていて分からない時だけ調べていると、一問一答の理解になってしまい、応用が効きませんでした

そこで、ちゃんと意識して学ばないと身に付かないと思い、自分で課題をもって意識的に勉強してみたところ、けっこう自信を持って仕事ができるくらいの状態まで成長できました。

それじゃエクセルの勉強って何をどれだけすれば良いの?

という疑問が湧くと思いますので、それにお答えできたらと思います。

この記事を読むと

各項目ごとの勉強法と勉強の労力に対する費用対効果が分かります。

具体的には、

  • ショートカットはどのくらい勉強すればいいの?
  • 関数は何を覚えればいいの?
  • VBA(マクロ)に挑戦する価値は?

あたりの疑問が解消できると思います。

この記事は、僕の個人的な感想が多く含まれています。

しかし、 実務で15年ほどエクセルと格闘してきましたので、多少なりともみなさんのお役にたてるのではないかと思います。

 

 

ショートカットの勉強法[結局反復練習が命!]

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まずはショートカットの勉強法です。

厳密には「ショートカットの勉強=エクセルの勉強」ではないのですが、エクセルを勉強するうえでかかせないので項目としてあげています。

結論を言うと、効率化したい作業をショートカットでできないか調べて使えそうだったら取り入れる、が答えです。

以下で詳しく解説します。

■何個覚えればいいの?

まず何個くらい覚えればいいのでしょうか。

個人差があるので明確な答えはないのですが、

僕の感覚だとだいたい20~25個くらいです。

正確に言うと覚えている個数ではなく実戦投入している個数です。

覚えただけなら3桁はいってるでしょうが、そんなに覚える必要はないでしょう。ご自分に合うなと思うものを無理なく覚えていただければいいと思いますよ。

ただ、最低限10個以上は意識的に使ってもらいたいです。

2桁超えたあたりから効率化している感覚が生まれて、覚えるのが楽しくなってきますので。

結論としては、マウスに依存することが多いと感じる方は、最初は10個以上を目標にしたらいいでしょう

■自分でよく行う処理をショートカット化できないか検討する

ショートカットは無数にあるため全部覚えるのは困難ですが、全部覚えるのではなく必要なものを見極めるのがコツかと思います。

では、見極めるってどうするの?ということですが、

これは

普段マウスで処理している操作をショートカット化できないかな?

と考えるのが判断基準となります。

ちなみに僕のやりかたは

  1. マウスで操作している処理をすべてショートカット化できないか調べる
  2. 一回使ってみる
  3. 使えそうだ、と判断したら反復練習
  4. 使えないな、と判断したらマウスに戻す

こんな感じです。肝は1番ですね。常に効率化できないか意識することが重要だと思います。

まず今どの処理をマウスに依存しているか、を洗い出してみるのがいいでしょう。

■結局ショートカットで処理するとどれくらい効率化するの?

具体的にどれだけ時間短縮になるかのデータは持っていませんし、おそらく有効だと感じるショートカットを覚えたとしても、平均したら1回につき1秒も速くならないかもしれません。

でもそのちょっとした積み重ねが長い目で見るとおおきな差になってあらわれてきます。

あとストレスが軽減する効果もあるので、僕としてはそちらのほうが重要です。

仕事中のストレスはなるべく避けたいですからね。

■マウス依存率が高い人は素人なのか?

たまにPC操作は全部キーボードでやれるぜ!とドヤ顔する人がいますが、そこまではしなくていいのではないかなと思います。

たしかにキーボード操作率と効率は比例関係があるのは事実です。

実際全部キーボードで処理出来たら超絶スピードが実現できたりしますが、正直そこまでなかなか難しいです。僕も無理です。

でも一度は今現在マウスでやっている処理をショートカット化できないか検討してみて、それでもマウスのほうが良いなと思ったものをマウスに戻すことをおすすめします。

結論は、マウス依存率が高い人は素人、ではなくマウス依存率を低くする方法を考えたことがない人は素人、と言えます。

■結局反復練習あるのみ!

ショートカットに勉強法があるとすれば、

  • 日常何気なく行っている処理をショートカット(キーボード)でできないか検討(ネット検索)する
  • 覚えたショートカットを実戦で試す
  • これは使える!と判断したらひたすら反復練習

だと思います。

特に理屈で覚えるものではないので、使わないとあっという間に忘れます

自然と指が動くようになるまで練習しまくりましょう

あとは複合技を編み出せないか試行錯誤してみるのもありです。

 

関数は何をどれだけ覚えれば良いのか

関数はどのくらいの勉強量が必要でしょうか。これも、目的や用途によって個人差がありますね。

ショートカットと違い関数はとっつきにくかったり、難しいと感じ苦手意識をもっている方が多いと思います。

なので、個々の関数よりも関数の使い方の基本をマスターすることが先決かと思いますよ。

■量は多いほうがよいか

知識として多いに越したことはないので、覚えられるだけ覚えたほうが後々応用が効いてくるでしょう。

しかし、覚えられるだけと言っても関数の数は500近くあり、それを全部覚えるのは至難の業ですね。

なので、ご自分の仕事で使えそうなものをピックアップして可能な限り覚える、というのが妥当でしょうか。

■具体的には初歩的なものと中級レベルを覚える

とはいえ具体的にはどのくらい覚えたらよいのだろうかと思いますよね。

結論は、

  • 初級・中級レベルを10~15くらい覚える
  • 上級レベルは、初級中級の複合技で補う

となります。

まず、初中級レベルの関数ですが、

SUM・IF・AND・OR・SUMIF・COUNT・ROUNDUP(DOWN)・VLOOKUP・OFFSET・IFERROR・TODAY

あたりでしょうか。上記以外にも覚えていただきたい関数はたくさんありますが、とりあえずこの辺りを覚えておくと、資料を作る際にいろいろ効率化できるようになります

そして、もっと高レベルなことをしたいというときは、初中級レベルの関数を組み合わせて使うことをおすすめします

例えば五捨六入をする必要があったら、IFとROUNDUPとROUNDDOWNを組み合わせればできますね。説明は割愛しますが。。。

難しい関数を覚えるよりも今まで覚えたものを応用できないか考えるのは頭の体操にもなって良いです。

 

■VLOOKUPやSUMIFなどはマスタやリストを活用しよう

VLOOKUPやSUMIFなどの検索系の関数は、マスタやリストを活用すると劇的に使い勝手が良くなります。

当ブログでも紹介していきますが、この2つの関数はぜひ覚えておいてください。

便利ですよ。

 

■最低限覚えて実戦で使うのが早道

ショートカットと一緒で覚えたものはとにかく実戦で使っていくのが、マスターする早道です。がんがん試してみましょう

結論は以上なのですが、ここで関数を使う上でいくつか注意点を上げておきます。

  • ネストのしすぎに注意
  • 数式が入っているセルはしっかり管理しよう

以上です。

まずネストのしすぎに注意してほしいのですが、ネストしすぎると基本よくわかりません

他人が見て、初見で何をやっているかわからないような複雑な構造になりそうだったら、作業列を設けるなどして数式を簡略化してください。

エクセルで仕事をしていると、数式が複雑すぎて誰も理解できなく結局手打ちで作業する、というのはけっこうあるあるです。数式を書いた人がもう退職していないなんてことも多いですしね。

あと、数式を入れたセルは消さないように保護をかけるなどして管理しましょう。

僕も過去1000行あるデータのうち数式がひとつ消えていて、合計値がずれているにも関わらず、それに半年以上誰も気づかずにクライアントに提出していた、という経験があります。

ぶっちゃけ笑えません。。

こうならないようにしっかり対策しましょう。

VBA(マクロ)に挑戦する価値はあるのだろうか?

結論から言います。

挑戦する価値はめちゃくちゃあります。しかし、中途半端になるときついです。

相応の努力は必要です。いちおうプログラミング言語のひとつですから、そこそこ使えるようになるまでに時間がかかります。

ただ、ある程度まで達すると効果絶大です。おおげさではなく期待値でいったら無限大になります(個人の感想です)

しかし、そのある程度までがけっこう大変で、最初のころは

A1セルに「100」を入力するレベルのコードから書いていきます。

当然、コードを書かずテンキーで直接入力したほうが圧倒的に早いわけで、「何やってんだろ?(-_-;)」みたいに愕然とする時期がありますが、がんばってこの時期を過ぎると楽しくなってきます。

もう一度言いますが、期待値は無限大ですので挑戦してみる価値はあると断言できます。

当ブログでもVBAの使い方をどんどん紹介してみなさんの挑戦の一助になれたらと思います。

 

■具体的な勉強方法と習得時間は?

気になるのは勉強方法と時間ですよね。

入門編を書籍で勉強し、ネットで記事や動画をあさってみる。がおすすめです。

最近はVBAを体系的に学べる書籍が多く出版されていますので、それを何とかがんばって1冊終わらせてください。

それが終わったらとにかく自分で何かを作ってみる。その過程で不明点があったらネットで調べて解決する、を繰り返えしていけばだんだん出来るようになるでしょう。

また、お金をかけられる人はセミナーや有料動画コンテンツもありますので、試してみるのもアリです。

 

勉強時間に関しては、まさに個人差があり習得するレベルによるので一概に言えませんが

  • 基本事項の理解 20~50時間(書籍一冊を手を動かしながら勉強)
  • 何か作ってみる 50~200時間(自力でコードが書けるようになるまではエラーとの戦いです) 

こんな感じですかね。正直、基本事項の習得はなんとかなると思います。なぜなら、書籍や動画などを見ながら進めていけますからね。

問題は、そのあとで自分で何かを作ろうとして自力でコードを書いていくと必ずエラー地獄が待っています。エラーが出て調べても分からず全く動かないまま1日が経つ。。。ということも珍しくありません。ただ、この時期を乗り越えられるかどうかが習得の肝になります。

解決策はひとつ、ひたすら調べていろいろ試す、これしかありません

エラーが出たらガンガン調べていろいろ試して解決していく、それを乗り越えるとけっこういろんなものが作れるようになります。

もう一度言います。期待値は無限大です。多少のことはがんばって乗り越えちゃいましょう。

 

費用対効果を数値化して発表(個人の感想)

あくまで個人的な感想ですが、いままでエクセルを学習してみて項目ごとの費用対効果を表にまとめてみましたので参考にしてください。

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ショートカットは少ない労力ですぐ効果がでます

関数はショートカットの10倍以上は努力するけどその分効果も大きいです。

そして、VBAに関しては関数のさらに10倍近い努力が必要だけと効果は無限大∞です。

この表をご覧になって思ったかもしれませんが、VBAはやっぱり大変なんだということだと思います。

相応の努力はやっぱり必要ですが、関数までをしっかりマスターして土台を作っておけば恐れることはありません。

一歩踏み出してみましょう。

結論

あらゆる分野で高度なソフトが開発されていく現代において、今後、事務作業がAI化していくのは間違いないと思います。人間が直接エクセルで作業することがなくなる時代がそこまで来ているのかもしれません。

ただ、個人的にはそれはまだ先の話だと思っています。AI化は進んでもそれが浸透するにはタイムラグがあるので、エクセルの重要性はまだこの先も高いと考えます。

だから、今のうちに勉強して仕事を効率化できればその分時間を手に入れることができますし、ストレスも軽減されるはずです。

なにより、勉強してスキルを高めることは楽しいことです。頑張っていきましょう。

僕もこれからも勉強を続けていきます。