みなさん、こんにちはケンケンです。
エクセルで作業していると大量のファイルにパスワードをかけないといけない時ってありませんか。
社員全員分の給与データを社員ごとのファイルで管理しているけどパスワードをかけたい時に一気にできる方法をご紹介します。
パスワードをかけるのは実務をする上で超が付くほど重要なので、これを機に方法を覚えてください。
今回は、エクセルでパスワードを設定する基本中の基本をご紹介します。
パスワード設定の悪い例
パスワードの設定はいまやあらゆる分野で重要になっています。
スマホやPCはもちろんのこと、SNSやクラウド、インターネットバンキングなど例を挙げればきりがありません。
管理も大変ですね。
そこでまず、パスワードを設定する際の悪い例を僕なりにまとめてみました。
悪いパスワードの例
「自分の名前＋生年月日」など連想されやすいもの
いちいちパスワードを考えるって面倒ですよね。それでつい上記のような連想されやすいパスワードを設定してしまいがちです。
個人でよくあると思います。
同じパスワードを使い回している
同じパスワードを使うと、当然ひとつでも情報が漏れたら被害が大きくなってしまいます。法人でも使い回してしまう場面を見てきました。
使い回すことは極力避けましょう。
管理が甘い
言わずもがなですが、管理が甘く誰でもパスワードが分かってしまう環境であったら設定する意味がありません。
管理者権限を持たせるなど、パスワードを知り得る人を厳選し管理することが重要です。
PCのモニターに付箋に書いて貼り付けている
管理以前の問題ですね(笑)。でも、現場ではこんな恐ろしいことを悪気なくやってしまう人が少なからず見受けられます。
おそらく本人は何が悪いのか分かってない可能性が高いので、優しく注意してあげましょう。
ここまで悪い例を挙げてきましたが、そんなことは分かっていると思われる方も多いと思います。しかし、実態としてまだまだ現場での管理は徹底されていないように見受けられます。
社内管理用様々なツールでパスワードを使っているでしょうが、エクセルでのパスワード設定も重要です。
各部署で秘匿性の高い文書もあるはずなので、それに対するパスワード設定と管理は今後ますます緊張感を持って向き合うべきでしょう。
そこで今回からエクセルを通じてのパスワード設定方法をご紹介します。
エクセルでパスワード設定
エクセルを使ったパスワード設定方法は２つあります。
以下で解説していきます。
閲覧・編集両方を制限する方法
一つ目の設定方法は閲覧編集共に制限する方法です。
パスワードを知らない人は、中身を見ることも書き換えることもできません。
方法は以下の通りです。
「ファイル」タブをクリックし情報画面のブックの保護マークをクリックします。
続いてパスワードを使用して暗号化をクリック
すると、パスワードの設定を要求されるので、パスワードを入力します。
さらに、確認画面へ飛ぶのでそこで再入力します。
結果、ブックの保護に黄色の帯が付きます。ここまで出来たら完了です。
この状態でいったんファイルを閉じて、再度開くと以下のようにパスワードを要求されるので、先ほど設定したパスワードを入力すればOKです。
閲覧OKで編集のみ制限する方法
見るのは良いが編集上書きされるのは困るという資料もあるかと思います。
そういうときは上書きするときのみに必要なパスワードを設定することも可能です。
名前を付けて保存を選択して、ダイアログボックスを開きます。
右下のツールから全般オプションをクリックします。
読み取りパスワードと書き込みパスワードが設定でき、今回は、書き込みパスワードに入力します。
ここでも確認画面が出るので再度パスワードを入力します。
これでパスワードの設定は完了です。
一度ファイルを閉じて再度開くと以下のようなボックスでパスワードを要求されますが、上書きパスワードを知らない人は、左下読み取り専用から入ることで、閲覧のみ可能になります。
読み取り専用でも上書きパスワードを要求されないバージョン
読み取り専用を推奨するけど上書きすることも可能ですよ、という設定です。
情報画面のブックの保護から「常に読み取り専用で開く」を選択します。
すると、ブックの保護が黄色の帯状になります。
この状態でファイルを閉じて、再度開くと以下のように読み取り専用で開くかどうか選択を要求されます。
「はい」を選択すれば読み取り専用で「いいえ」を選択すると上書き可能になります。
なんだパスワードなしで上書きできるなら意味ないじゃんとお思いかもしれませんが、一応意味はあります。
オプトインという考え方で、「選択」という意味があるらしいです。
つまり、ファイルを開く際に読み取り専用にするかどうかをユーザーに選択させることによって注意喚起を促している、ということなのです。
幅広いメンバーが読み書きする場合に、この設定にするのは良いかもしれませんね。
まとめ
今回は、パスワードについて僕の見解と簡単な設定方法をご紹介しました。
ここまでご覧になった方には、このくらいは分かるよ。もっと実用的な方法を教えて、と思った方もいると思います。
その声にお応えすべく、次回はRAND関数を使ってパスワードを設定する方法をご紹介します。
ではまた次回お会いしましょう。
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