【PC操作】Altキーで快適ショートカット術【フォルダ間の移動はこれでOK】

こんにちは、ケンケンです。

今回は、直接エクセルとはあまり関係はないですが、PC操作の基本としてのショートカットをご紹介します。

みなさんはフォルダ間の移動にショートカットを使っていますか?この問いに対してYESだった方はこの記事は読まなくても良いかもしれませんが、NOだった方は、是非以下をご覧ください

結論から言うとAltキーを使うとフォルダ間移動がキーボードのみでスムーズにできるようになります。

そして、この記事を読み終わった時には

  1. フォルダ間移動のショートカットについて
  2. フォルダに格納するファイル名の付け方のコツ
  3. フォルダ内にあるファイルの検索方法

以上が分かるようになります。

僕自身、経理や会計事務所での実務経験を通して確実に使える技だと思っていますので、是非最後までご覧ください。※Windows使用を前提としています

フォルダ間移動はAltキーで最適に

実は、フォルダ間を移動するためのショートカットも用意されているのをご存知ですか?

これを使うと普段のPC作業が効率化します。マウスの使用頻度も下がり、ストレス軽減にも繋がります。

早速、具体的なやり方をご紹介します。

まず、以下のようなフォルダ構成を仮定します。

試しに、まずフォルダ「01_AAA㈱」に移動してみます。そこで「Alt」+「←」とするとひとつ上の階層フォルダ「01_請求書」へ戻ります。「Alt」+「→」とすると「01_AAA㈱」フォルダ(ひとつ下の階層)へ戻りますね。

普段仕事をしていて深い階層で作業していたけど、次の作業に必要な資料がある階層が浅い所にあり、マウスでポチポチ戻っている方も多いのではないでしょうか。

この技を覚えるとほぼ無意識状態かつ高速に目的の階層までたどり着けます。

慣れるとけっこう使えますよ。マウスを使う回数を減らしてストレスを軽減できます。

ファイル名を適当に付けるとあとで苦労する話

みなさん、仕事で様々なデータを使って資料を作っていると思いますが、作った資料をいざ保存して名前を付ける際にけっこう適当に付けていませんか

適当に統一性のない名前を付けると、あとで資料を探すのに手間がかかることがありますね。みなさんも経験あるのではないでしょうか。

実は、ある法則にしたがって名前を付けるようになると、あとで資料を探しやすくなり、データとしても使いやすくなります。

では解説していきます。

■フォルダ名は数字の連番・ファイル名は日付から

結論から言うと、フォルダ名は数字で、ファイル名は日付を名前の最初に付けるのが良いでしょう。

このようにすると、

  • フォルダは項目順
  • ファイルは作成日順

で並ぶようになり、見た目がパッと見きれいになります。見た目がよくなるだけでもだいぶ整理できます。上記のフォルダ構成を再度見て参考にしてください。

■アンダーバーも有効活用

もうひとつ名前を付ける際に使える技として、アンダーバーで見やすくする方法があります。これもフォルダ構成の図を見て確認してください。

タイトルを要素ごとに分解し、その区切りごとにアンダーバーを挿入していく方法です。

見やすくなり、かつ格納されているデータの内容が分かりやすくなるので、チームで仕事をする時には特に有効かと思います。

一例としては、要素を「日付 / 資料の種類 / 得意先」のように区切る方法です。

「2020年5月1日に作ったAAA株式会社への請求書」でしたら

「20200501_請求書_AAA株式会社」のようになります。

どうですか。ちなみに日付は8桁で表現しましょう。

アンダーバーを使うだけで格納されているデータの内容が一目瞭然な上に、上記で触れた資料の作成日順も担保されているので一石二鳥です。

ファイル・フォルダ名検索のコツはこれ!

フォルダ内の目当ての資料を探そうとしたが、ファイルが多すぎてなかなか見つからない、なんてことはないですか。

これについて解決方法をお話しします。

ずばり解決方法は、上記で紹介したように名前を付けることです。統一性のない名前の資料は探すだけでも大変なので、過去に作った資料で名前に統一性がないものは、時間を見つけてできるだけ名前を変更することをおすすめします。

名前を変更しただけでもだいぶスッキリするはずなので、毎日の作業にストレスを感じている方は是非試してみてください。

■数字やアルファベットでフォルダ内を検索

上記のようにフォルダとファイルの名前をきれいにしたら、

次は効率的に検索する方法をご紹介します。

手順は

  1. 検索したいフォルダ名もしくはファイル名の頭の数字(2桁くらい)を入力する
  2. フォルダ(ファイル)が見つかったら(選択状態になったら)「Enter」で開く
  3. 1と2を目的のファイルまで続けていく

以上です。

今回は、階層2からショートカットで階層5まで移動して「20211021_請求書_BBB㈱」ファイルを開いてみましょう

画像で具体的に見ていきましょう。

どうですか?できましたか。

慣れるとけっこう便利なので是非使ってみてください。

ここでなぜファイル名の始めを数字にしたのかを説明していきます。

結論から言うと検索しやすいからです。

ファイル名の始めを日本語にするとうまく検索できません。なぜかと言うと、PCはすべてのデータを最終的に数字に変換し解釈してからユーザに結果を返してくれるからです。

なので日本語とPCは相性が良くありません。

例えば「か」と言う字を解釈するのに、アルファベットで「ka」と2文字で表しますよね。ユーザ側からしたら1文字の情報量でも、PC側からすると2文字分の解釈が必要なので効率が悪いのです。

このあたりは、ご自分でファイル名を日本語から始めてみて検証して下さい。

以上から、ファイル名を数字から始める理由を理解していただけたでしょうか。

これからはファイル名の先頭は数字にしていきましょう

■検索するときは感覚でいい

数字で検索しろと言われても、資料が多くなると全てのファイル名を記憶するなんて無理だ、と思われるかもしれませんが、問題ありません。

検索する際は、感覚で良いのです。そんな時のためにファイル名を規則性を持って作っていたのです。

画面とにらめっこしながら資料検索をすることが多かった方は、規則性を整えたフォルダ構成にすることで日頃のストレスが軽減されると思いますよ。

コピペショートカットも合わせるとさらに効率アップ

コピペのショートカットも合わせて使うとファイル操作がさらに効率的になります。

今回は、

  1. 「01_請求書」フォルダ内に「03_AAA㈱_追加」フォルダを追加し
  2. 「01_AAA㈱」フォルダ内にある3つのファイルをコピーして「03_AAA㈱_追加」フォルダに貼り付け

をやってみましょう。

どうですか?とても簡単ですよね。

④は「Shift」キーを押しながら上下させると複数のファイルを選択できるので、これも追加で覚えちゃいましょう。

このように、ショートカットを組み合わせるといろいろな業務を少ない労力で効率化できるようになります。

参考にしてみてください。

ショートカットを身につけるたった一つのコツ

ショートカットを身につけるコツ、それは反復練習です。

これにつきます。理屈で覚えるものではなく、体で覚えるものですので、是非何度も繰り返し練習して体に染み込ませてください。

たぶん、練習しないと明日には忘れてしまいます。

反復練習しましょう。

まとめ 

今回は、

  1. 階層構造の基本
  2. Altキーでフォルダ移動
  3. フォルダ名ファイル名のつけ方の基本
  4. コピペとフォルダ移動の合わせ技

を主に紹介しました。

ショートカットは、簡単に覚えられて、すぐに使うことができ、且つ費用対効果の高い技なので、使える技がないか常に意識していると短期間でどんどんスキルが高まっていきますよ

今回は以上です。

これからもショートカットで業務を効率化していってください。